Ofis iç mimarisinde esneklik: hibrit çalışma düzenine göre planlama

Ofis artık herkesin her gün geldiği yer değil. Bazı günler kalabalık, bazı günler neredeyse boş. Hibrit düzende ofis planlamak, sabit bir masa sayısını değil, değişen bir kullanım ritmini planlamak demek. Bu yazıda hibrit çalışan bir ekip için ofisi nasıl ele aldığımızı anlatıyoruz.

Önce kullanım ritmini anlamak

İlk soru metrekare değil: ekip ofise ne için geliyor? Odaklanmak için mi, toplantı için mi, birlikte üretmek için mi? Hangi günler yoğun, hangi günler sakin? Bu soruların yanıtı ofisin ağırlık merkezini belirler. Evde yapılabilen iş için ofise gelen az olur; bir araya gelmek içinse çok. Bu yüzden hibrit ofislerde ortak alanların payı çoğu zaman artar, kişisel masaların payı azalır.

Yoğun güne göre planlanan ofis sakin günlerde boş kalır; sakin güne göre planlanan ofis yoğun günde sıkışır. Çözüm çoğu zaman ikisinin arasındadır ve ortak alanların yoğun günde çalışma yerine dönüşebilmesiyle bulunur.

Bu aşamada ekiple konuşmak çizimden önce gelir. Yöneticinin beklentisi ile çalışanın günlük alışkanlığı her zaman örtüşmez; ikisini de dinlemek gerekir.

Sabit masadan paylaşımlı masaya

Herkese ayrılmış bir masa, boş kaldığı günlerde alan israfına dönüşür. Paylaşımlı masa düzeni bu boşluğu geri kazandırır; ama tek başına yeterli değildir. Kişisel eşya için kilitli dolap, hızla ayarlanabilen masa, her yerde aynı ekran ve klavye gerekir. Aksi hâlde çalışan ofise geldiğinde kendini misafir gibi hisseder.

Paylaşımlı masaların tamamen nötr olması da şart değil. Ekiplere bölge tanımlamak, aynı projede çalışanların yan yana oturmasını kolaylaştırır. Nötr masa ile ekip bölgesi arasındaki denge her ofiste yeniden kurulur.

Paylaşımlı düzen bir alışkanlık değişikliği de ister. Masanın gün sonunda boşaltılması, hangi masanın boş olduğunun anlaşılması, ekiplerin nereye oturacağının belli olması için basit ve görünür kurallar gerekir. Mekân bu kuralları kolaylaştırmalı, zorlaştırmamalı.

Her iş türüne ayrı bir mekân

Açık ofis tek başına her ihtiyaca cevap vermez. Hibrit ofiste farklı iş türleri için farklı mekânlar gerekir:

• Tek kişilik odak odaları ve telefon kabinleri. Çevrim içi görüşmeler çoğaldıkça bunlara talep artar.
• Küçük toplantı odaları. Büyük odalardan çok daha sık kullanılırlar.
• Açık iş birliği alanları: yazılabilir yüzeyler, hareketli oturma, ayakta çalışılan masalar.
• Sessiz bölge: konuşmanın olmadığı, kütüphane havasında bir köşe.

Bu mekânların akustik ayrımı görünüşten daha önemlidir. Cam bölme ışığı geçirir ama sesi tutmaz; tavan, zemin ve yüzey malzemeleri birlikte düşünülür.

Çevrim içi katılımcıyı odaya almak

Hibrit toplantıda insanların bir kısmı masada, bir kısmı ekranda. Oda bunun için tasarlanmazsa ekrandakiler toplantının dışında kalır. Ekranın göz hizasında ve herkese dönük olması, kameranın masayı ortalaması, ışığın yüzleri aydınlatması, pencerenin kameranın arkasında kalmaması gerekir. Uzun dikdörtgen masa yerine ekrana doğru açılan bir düzen, çevrim içi katılımcıya daha eşit bir yer verir.

Bu ayrıntılar mobilya seçiminden önce, odanın biçimi belirlenirken düşünülür. Küçük odalar için de aynı kural geçerli: iki kişilik bir görüşme odasında bile ekranın ve kameranın yeri baştan belirlenmeli.

Değişebilir mobilya ve altyapı

Hibrit düzen sabit değil; ekip büyür, küçülür, günler değişir. Ofis buna uyum sağlayabilmeli. Tekerlekli bölücüler, modüler masa sistemleri, kolay taşınan depolama, sabit noktalar yerine ray üzerinde aydınlatma, zeminde erişilebilir kablo kanalları ve yeterli priz dağılımı, ileride yapılacak değişikliğin maliyetini düşürür.

Depolama da gözden geçirilir. Kâğıt arşivi küçülen bir ofiste dolap hacmi azalır; kalan depolama kişisel dolaplara ve ekip alanlarına dağıtılır.

Aydınlatma senaryoları da esnekliğin parçası. Aynı alan sabah odak çalışması için, öğleden sonra atölye için kullanılıyorsa ışığın düzeyi ve rengi buna göre değişebilmeli.

Biz hibrit ofis projelerine masa sayısıyla değil, kullanım senaryolarıyla başlıyoruz. Önce ekiple konuşuyor, haftanın ritmini anlamaya çalışıyor, sonra mekânı iş türlerine göre bölüyoruz. Amacımız bugünkü düzene oturan ama yarın düzen değiştiğinde yeniden yapılmak zorunda kalmayan bir ofis.

Projenizi konuşmak için bize yazın.